Integritetspolicy för Generos etiska rapporteringskanal

Ansvarsfullt företagande är avgörande i dag. Vi kan bara behålla våra intressenters förtroende och skapa förutsättningar för Generos tillväxt och goda ekonomiska resultat om vi agerar etiskt, ansvarsfullt och i enlighet med våra värderingar. Vi tar alla misstankar om olaglig eller oetisk verksamhet på allvar och uppmuntrar att de uppmärksammas. Vi uppmuntrar våra medarbetare och intressenter att rapportera fall där någon har agerat i strid med Generos värderingar, lagen eller de etiska riktlinjerna.

Vi utreder opartiskt alla rapporter som lämnas i god tro och vidtar nödvändiga åtgärder utifrån utredningen. Generos etiska rapporteringskanal ger möjlighet att rapportera misstänkta missförhållanden som strider mot lagen eller Generos egen uppförandekod.

Rapporter kan lämnas anonymt. Genero har åtagit sig att skydda den rapporterande personens integritet och tillåter inga repressalier mot personen.

Denna integritetspolicy gäller behandling av personuppgifter i samband med rapportering av missförhållanden. Nedan beskriver vi behandlingen närmare.

1. Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som beskrivs i denna integritetspolicy är Genero Oy Ab (nedan även ”Genero”, ”oss” eller ”vi”):

Genero Oy Ab

FO-nummer: 2387598-5

Risto Rytin tie 33

00570 Helsinki

FINLAND

www.genero.fi

E-post: tietosuojavastaava@genero.fi

2. Personuppgifter som behandlas

Vi behandlar personuppgifter för att utreda misstänkta missförhållanden som rapporteras via Generos etiska rapporteringskanal och genomföra eventuella nödvändiga åtgärder. Vi behandlar dem också för att vid behov överlämna ärendet till brottsbekämpande myndigheter och följa utredningens olika skeden. Personuppgifter behandlas endast i den utsträckning som krävs för att uppnå dessa ändamål.

Rapporter kan lämnas anonymt. Om den rapporterande personen väljer att lämna kontaktuppgifter behandlar vi personens namn och kontaktuppgifter samt andra uppgifter som personen lämnar.

För personer som berörs av rapporten kan personuppgifterna omfatta namn och kontaktuppgifter till personer bland Generos medarbetare eller intressenter, uppgifter om det misstänkta missförhållandet och uppgifter om utredningen.

Alla rapporter behandlas strikt konfidentiellt i Generos GlobalLeaks-system av behöriga personer. De behöriga personer som genomför utredningen försöker inte på något sätt fastställa den rapporterande personens identitet om rapporten har lämnats anonymt. Om rapporten har lämnats i personens eget namn hålls identiteten hemlig under hela utredningen och efter att den har avslutats.

3. Ändamål med behandlingen av personuppgifter och rättslig grund

Vi behandlar personuppgifter för att hantera rapporter som kommer in via Generos etiska kanal och genomföra eventuella nödvändiga åtgärder samt för att vid behov överlämna ärendet till brottsbekämpande myndigheter och följa utredningens olika skeden. Den rättsliga grunden är Generos lagstadgade skyldighet enligt lagstiftningen om skydd för rapporterande personer att upprätthålla rapporteringskanalen samt vårt berättigade intresse av att hantera misstänkta missförhållanden inom företaget. Vi anser att behandlingen inte strider mot den registrerades grundläggande rättigheter och friheter.

4. Lagringstid för personuppgifter

Vi sparar personuppgifter så länge det är nödvändigt för de ändamål som anges i avsnitt 3. Vanligtvis behandlar vi rapporter om missförhållanden och tillhörande korrespondens i två (2) månader från den dag då ärendet avslutas. Därefter raderas uppgifterna permanent. Om uppgifterna leder till rättsliga förfaranden eller åtgärder sparar vi dem dock så länge de behövs för exempelvis förfarandet och tills det inte längre finns någon möjlighet att överklaga. Ogrundade rapporter anonymiseras omedelbart om personuppgifter har lämnats i rapporten.

5. Den registrerades rättigheter

Enligt dataskyddslagstiftningen har den registrerade rätt att:

Få tillgång till personuppgifter, förutsatt att en kopia inte påverkar andra personers rättigheter och friheter negativt.
Få uppgifter rättade, förutsatt att den personuppgiftsansvarige behandlar ofullständiga eller felaktiga uppgifter.
Få uppgifter raderade, förutsatt att de rättsliga grunderna för radering enligt dataskyddslagstiftningen är uppfyllda och att den personuppgiftsansvarige inte behöver uppgifterna för exempelvis att fastställa, göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk.
Få behandlingen begränsad, förutsatt att de rättsliga grunderna för begränsning enligt dataskyddslagstiftningen är uppfyllda och att den personuppgiftsansvarige inte behöver uppgifterna för exempelvis att fastställa, göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk.
Invända mot behandlingen, utom när den personuppgiftsansvarige kan visa att det finns tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än den registrerades intressen, rättigheter och friheter, eller när behandlingen behövs för att fastställa, göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk.
Lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten om den registrerade anser att personuppgifterna har behandlats olagligt.

Kontakta oss på adressen i avsnitt 1 för att utöva dessa rättigheter.

6. Överföring och utlämnande av personuppgifter

GlobalLeaks är ett system med öppen källkod som driftas av Genero. Endast behöriga personer som Genero har utsett behandlar personuppgifter i systemet för de ändamål som anges i avsnitt 3. Vi kan dessutom lämna ut personuppgifter internt eller till tredje parter, exempelvis om bedömningen av situationen eller dess allvar kräver det, eller för att utreda missförhållanden såsom bedrägeri, korruption, mutor eller andra lagöverträdelser. Personuppgifter kan överföras utanför EU/EES i den utsträckning som behövs för rapporteringskanalens tekniska genomförande.

7. Informationssäkerhet

GlobalLeaks lagrar inte IP-adresser eller andra uppgifter som kan identifiera avsändaren av en anonym rapport. Personuppgifter och rapporter som behandlas i systemet är krypterade och endast tillgängliga för dem som hanterar rapporterna enligt beskrivningen i avsnitt 2. Hanteringen av ärendet och tillhörande diskussioner sker säkert inom systemet. Kommunikationen är fullständigt krypterad vid överföring och lagring.

Personer som hanterar misstänkta missförhållanden omfattas av tystnadsplikt.

8. Ändringar i integritetspolicyn

Vi förbehåller oss rätten att uppdatera denna integritetspolicy, exempelvis till följd av motiverade ändringar i hanteringen av rapporter eller tvingande lagstiftning.

Vi rekommenderar att du regelbundet läser igenom integritetspolicyn.